Manual do usuário – Financeiro

Contas a pagar

1.1 Para acionar contas a pagar

Opções : Contas a pagar

  1. Manutenção de Contas a pagar

     

Como na imagem abaixo, quando é lançado a nota fiscal de entrada, e preenchido os campos de vencimentos, automaticamente gera a duplicata do contas a pagar, onde o número da duplicata é criado através do número da nota fiscal e com a letra das parcelas .

Para gerar uma despesa avulsa que não tenha a entrada da nota fiscal:

  • Clicar no botão F2;
  • Novo Despesas;
  • Criar a duplicata com a emissão, vencimento e valor, o número da duplicata è O sistema irá criar um sequencial.

Nesta duplicata poderão ser selecionados os campos Centro de Custo e Portador (banco), onde foi pago a duplicata, e outros tipos de filtro para montagem de relatório.

 PASTA CHEQUE-PRE

Dentro desta pasta na manutenção do contas a pagar, é feito o lançamento dos cheques pagos ao fornecedor, caso foi feito o pagamento com cheques pré-datados onde irá preencher os campos abaixo, que através destas informações é gerado um relatório de cheques pré-datados, e caso pague o fornecedor com cheque(s) de terceiro o sistema controla de quem era o cheque que foi repassado.

O relatórios para controle desta pasta são:

  • Sistema/contas a pagar/opção 9 – relatório de contas a pagar(cheque-pré)
  • Sistema/contas a pagar/opção 10 –  relatório de conta pagas (cheque-pre)


PASTA DETALHAMENTO

Nesta pasta é detalhado o valor pago da duplicata exemplo: foi pago um de Plano de saúde 1000.00, nestes campos abaixo será distribuído o valor proporcional de cada usuário do plano, onde será detalhado os valores.

Observação: O centro de custo ou é colocado na capa da duplicata ou dentro do detalhamento, para que o relatório saia correto.

O relatório que apresenta estes campos do detalhamento fica em: 

  • Sistema/contas a pagar/relatórios de contas a pagar/opção 24 e 25.

PASTA – REGISTRO DE EVENTOS

É a pasta onde ficam gravadas todas as modificações feitas nesta duplicata, informando o usuário, o que foi modificado, por segurança no sistema.

PASTA – IMAGEM

Nesta pasta, o usuário pode armazenar os documentos desta duplicata caso houver, para colocar a imagem: clicar no botão “Escolha a Imagem que deseja incluir”, selecione e clica no gravar (as extensões que pode ser gravada é pdf/xml/world).


 Opção 1a: Consulta/manutenção/relatório

Este opção do sistema gera um relatório conforme os campos selecionados na janela, ele resume todos os relatórios do pagar em um só, onde o usuário pode montar conforme sua necessidade de informação para o relatório.

Selecione o período, tipo de duplicatas a consultar, no filtro Opções, selecionando o tipo de vencimento, selecionando a data e data referente ao tipo de busca por vencimento, por emissão.

Se precisar das informações somente de um portador selecione o banco do lado direito da tela, quando selecionar a opção vai ficar marcado (caso queira todos os bancos: não selecionar nenhuma opção).

Se a busca for um ou mais centro de custo, o procedimento é o mesmo.

Na próxima janela vamos montar as colunas a imprimir no relatório, com o duplo clique selecione a opção que quer imprimir ou gerar a planilha, (nesta pasta tem outras opções de filtro para montagem), após selecionar as opções clica no botão OK.


Após clicar no Ok vai abrir a janela abaixo, onde dentro do relatório poderá visualizar o fornecedor da duplicata, a nota fiscal de entrada desta duplicata e abrir a manutenção da duplicata, conforme os ícones na barra de trabalho mostrada abaixo, clicar no botão imprimir para selecionar a opção de gerar ou impressão.

Opção 4 :Gerar despesas fixas

Esta opção dá ao usuário a possibilidade de gerar despesas fixas no sistema, para ter um controle das contas fixas mensais, exemplos: Luz, Água, Telefone, etc.

Seguindo a imagem abaixo:

Coloque no campo “primeiro vencimento” a data do primeiro vencimento a gerar as despesas, em seguida preencher os campos do Valor, centro de custo, banco, número de parcelas a serem geradas as despesas, vai ser criadas com a mesma data os meses respectivos ao número de parcela colocada no campo.

Observação: Fornecedor é opcional (campo é liberado através de configuração).

Equipamento configurável, Setor Configurável

OPÇÃO 5: UNIÃO DE DUPLICATAS

Esta opção dá ao usuário a possibilidade de unir os boletos do fornecedor, como na imagem abaixo, selecione o período das duplicatas no sistema que possam ser unidas.


Após colocar a data, vai abrir a janela abaixo, onde é selecionada a opção, o tipo de data selecionada acima vai ser gerado o filtro para filtrar as duplicatas.


Após selecionar a opção que tipo a pesquisar a tela abaixa, mostrará as duplicatas a ser unidas, e o usuário com a tecla ENTER vai clicar nas duplicatas a serem unidas, se for com vencimento diferente o sistema avisa, mais permite continuar com o processo em seguida clique na opção Unir.

O sistema abre uma janela e apresenta o campo para inserir o número do documento vindo do boleto, aparecendo nesta duplicata na observação, as duplicatas que foram unidas, o vencimento é o maior da que foi unida, o campo é editável podendo mudar conforme o boleto, caso o fornecedor queira unir as duplicatas e se houver parcelamento, tem essa possibilidade (opção é configurável).

Observação: as duplicatas que foram unidas serão baixadas com a data da união, e no campo de observação de cada duplicata baixada aparecerá o número da nova duplicata que será criado pelo sistema, estas duplicatas baixadas por união não são pesquisadas nos relatórios.

OPÇÃO 6 – BAIXA DE DUPLICATAS C/CHEQUE VIA RELATÓRIO

Este relatório é indicado para ser gerado para baixar as duplicatas de maneira fácil e rápida, o usuário seleciona a data desejada para o relatório como na imagem abaixo

Em seguida vai será apresentado uma janela para selecionar o filtro de banco, caso queira que puxe as duplicatas de um determinado banco selecione-o conforme a imagem abaixo (não selecionando nenhuma delas, o filtro será feito encima de todos os bancos).

Após selecionar está etapa, vai abrir a opção, de selecionar a data colocada no relatório o tipo de data : Vencimento ou Fornecedor.

Selecionando, abrirá os relatórios com todas as duplicatas, para selecionar as que forem baixas, clicar no botão ESPAÇO e o sistema seleciona a duplicata como na imagem abaixo, depois de selecionado as que foram baixadas clica no botão “baixar”.

Após clicar no botão “baixar”, abrirá a tela abaixo onde vai selecionar o banco, pagar as duplicatas e colocar o numero do cheque.

Abaixo tem a forma de pagamento se foi feita por cheque, internet, caixa (dinheiro) está opção é configurável.

Depois de selecionar a opção, vai aparecer a tela de confirmação, para baixar as duplicatas clicando no botão sim.

Em seguida aparecerá a tela abaixo para selecionar a impressão do cheque (esta impressão é feita em impressora matricial onde há a possibilidade de configurar a impressão)

Se sim, a tela abaixo da à opção de colocar nominal, clique no imprimir e o cheque será impresso, está opção é previamente configurável.